Mesures et règles adoptées pour l’achat de matériel informatique

La part énergétique du numérique en surconsommation n’est pas soutenable et les impacts environnementaux des ordinateurs sont extrêmement important. L’achat de matériel informatique ne peut pas être une solution pour épuiser en dernier recours les lignes budgétaires. On doit pouvoir mener le matériel informatique au terme de sa vie avant remplacement et épuiser les lignes budgétaires par des actions collectives anticipées et concertées au besoin entre les équipes (invitations, séminaires, achat de livres etc.). Une politique de remplacement des ordinateurs après une durée minimale de 5 ans d’utilisation est proposée et l’achat d’un matériel qui est disponible au service informatique ne sera pas permis.

Les mesures ci-dessous ont été adoptées par le laboratoire suite à un vote de l’ensemble du personnel au cours de l’été 2022. Elles doivent maintenant être respectées et appliquées par chaque membre du laboratoire.

Vous pouvez consulter les résultats du vote (07/2022) sur l’intranet du laboratoire.

1. Prolonger la durée de vie

• L’achat d’un matériel informatique devra être réfléchi et dimensionné pour une durée d’utilisation minimale de cinq ans.

• On favorisera les stratégies de réparation, rénovation, amélioration autant que possible.

• Un matériel devra être conservé tant qu’il répond aux besoins de son utilisateur, quel que soit son âge ou son “état” de garantie.

• La fin de garantie n’est pas un motif de renouvellement systématique d’un équipement.

• Matériel par utilisateur : on se limitera au strict nécessaire pour pouvoir travailler au laboratoire et à domicile.

2. Réutiliser l’ancien matériel

• Tout matériel qui n’est plus utilisé (renouvellement, départ, etc.) devra être confié au service informatique pour une éventuelle réutilisation.

• Toute demande d’achat informatique devra être motivée, traitée par le service informatique et visée par la direction du LJK. Si un matériel adapté au besoin de l’utilisateur est disponible au service informatique, il devra être utilisé en priorité, avant tout achat.

3. Mieux utiliser les crédits

Le financement de la recherche par projets pousse à réaliser des dépenses à l’utilité discutable (par exemple en avance de phase) pour utiliser des crédits non dépensés avant la fin du contrat. L’achat d’équipements informatiques est souvent proposé ou demandé sans que cela réponde à un réel besoin. Ces habitudes doivent être changées.

• Une ligne de crédit à échéance ne sera plus un motif valable de renouvellement de matériel.

• En contrepartie, des crédits disponibles sur d’autres projets, ou directement sur le budget du laboratoire, pourront être mobilisés (plus tard) pour une autre équipe, un autre département, même si les crédits initiaux n’ont pas été dépensés. Il n’y aura en aucun cas préemption des fonds mais discussions avec l’ensemble des porteurs.

Accompagnement

Cadre : comment accompagner et faciliter l’application des mesures mesures destinées à réduire l’impact environnemental de l’achat de l’utilisation de matériel informatiques.

Objectifs : rendre possible et crédible la mise en place de ces règles, décrire les mesures d’accompagnement qui sont mises en place.

• Le laboratoire se porte garant du financement de toute demande d’achat informatique

• Le service informatique et le service Scalde sont disponibles pour répondre à vos questions et vous accompagner dans le choix et l’utilisation des ressources informatiques et de calcul.

• Il sera possible de prolonger les durées de garantie au dela de ce qui est proposé par défaut par les marchés.

• Le service informatique mettra à disposition du matériel de dépannage jusqu’au prochain achat, dans la mesure du possible. Il ne s’agira pas d’acheter des machines neuves pour constituer un stock de dépannage mais de profiter de l’existant et de ce qui sera disponible dans l’inventaire.

• En cas de de départ d’un membre permanent du laboratoire vers un autre établissement de l’ESR, le LJK ne s’opposera pas à ce que la personne conserve son matériel informatique et autorisera sa cession au nouvel établissement.

Voici la procédure “idéale” qui devrait être suivie lorsqu’une personne aura besoin de matériel informatique.

1. Première étape : discussion avec le service informatique pour bien définir le besoin, obtenir des conseils
2. Vérification, toujours avec le service informatique, de l’existant dans l’inventaire. Si le matériel est disponible et répond aux besoins de la personne, fin de la procédure !

3. Si un achat est nécessaire, recherche d’un financement. Dans cette étape, l’assistant(e) d’équipe aura un rôle clé et devra être le contact principal.

   a) dans les crédits de l’équipe (reférent : assistant(e) d’équipe)

   b) dans les crédits d’une autre équipe/d’un autre département (reférents : assistant(e)s d’équipe, direction du laboratoire)

   c) dans les fonds propres du laboratoire (reférents : direction du laboratoire)

Pour toutes ces étapes, le service informatique restera votre interlocuteur priviligié pour vous aider à définir et clarifier vos besoins.