Achat et usage de matériel informatique au LJK

de LJK-RSE - Thu 24 March 2022
Tags: regles vote resultats impact

Mesures et règles adoptées pour l’achat de matériel informatique

La part énergétique du numérique en surconsommation n’est pas soutenable et les impacts environnementaux des ordinateurs sont extrêmement important. L’achat de matériel informatique ne peut pas être une solution pour épuiser en dernier recours les lignes budgétaires. On doit pouvoir mener le matériel informatique au terme de sa vie avant remplacement et épuiser les lignes budgétaires par des actions collectives anticipées et concertées au besoin entre les équipes (invitations, séminaires, achat de livres etc.). Une politique de remplacement des ordinateurs après une durée minimale de 5 ans d’utilisation est proposée et l’achat d’un matériel qui est disponible au service informatique ne sera pas permis.

Les mesures ci-dessous ont été adoptées par le laboratoire suite à un vote de l’ensemble du personnel au cours de l’été 2022. Elles doivent maintenant être respectées et appliquées par chaque membre du laboratoire.

Vous pouvez consulter les résultats du vote (07/2022) sur l’intranet du laboratoire.

1. Prolonger la durée de vie

  • L’achat d’un matériel informatique devra être réfléchi et dimensionné pour une durée d’utilisation minimale de cinq ans.

  • On favorisera les stratégies de réparation, rénovation, amélioration autant que possible.

  • Un matériel devra être conservé tant qu’il répond aux besoins de son utilisateur, quel que soit son âge ou son “état” de garantie.

  • La fin de garantie n’est pas un motif de renouvellement systématique d’un équipement.

  • Matériel par utilisateur : on se limitera au strict nécessaire pour pouvoir travailler au laboratoire et à domicile.

2. Réutiliser l’ancien matériel

  • Tout matériel qui n’est plus utilisé (renouvellement, départ, etc.) devra être confié au service informatique pour une éventuelle réutilisation.

  • Toute demande d’achat informatique devra être motivée, traitée par le service informatique et visée par la direction du LJK. Si un matériel adapté au besoin de l’utilisateur est disponible au service informatique, il devra être utilisé en priorité, avant tout achat.

3. Mieux utiliser les crédits

Le financement de la recherche par projets pousse à réaliser des dépenses à l’utilité discutable (par exemple en avance de phase) pour utiliser des crédits non dépensés avant la fin du contrat. L’achat d’équipements informatiques est souvent proposé ou demandé sans que cela réponde à un réel besoin. Ces habitudes doivent être changées.

  • Une ligne de crédit à échéance ne sera plus un motif valable de renouvellement de matériel.

  • En contrepartie, des crédits disponibles sur d’autres projets, ou directement sur le budget du laboratoire, pourront être mobilisés (plus tard) pour une autre équipe, un autre département, même si les crédits initiaux n’ont pas été dépensés. Il n’y aura en aucun cas préemption des fonds mais discussions avec l’ensemble des porteurs.

Accompagnement

Cadre : comment accompagner et faciliter l’application des mesures mesures destinées à réduire l’impact environnemental de l’achat de l’utilisation de matériel informatiques.

Objectifs : rendre possible et crédible la mise en place de ces règles, décrire les mesures d’accompagnement qui sont mises en place.

  • Le laboratoire se porte garant du financement de toute demande d’achat informatique

  • Le service informatique et le service Scalde sont disponibles pour répondre à vos questions et vous accompagner dans le choix et l’utilisation des ressources informatiques et de calcul.

  • Il sera possible de prolonger les durées de garantie au dela de ce qui est proposé par défaut par les marchés.

  • Le service informatique mettra à disposition du matériel de dépannage jusqu’au prochain achat, dans la mesure du possible. Il ne s’agira pas d’acheter des machines neuves pour constituer un stock de dépannage mais de profiter de l’existant et de ce qui sera disponible dans l’inventaire.

  • En cas de de départ d’un membre permanent du laboratoire vers un autre établissement de l’ESR, le LJK ne s’opposera pas à ce que la personne conserve son matériel informatique et autorisera sa cession au nouvel établissement.

Voici la procédure “idéale” qui devrait être suivie lorsqu’une personne aura besoin de matériel informatique.

  1. Première étape : discussion avec le service informatique pour bien définir le besoin, obtenir des conseils
  2. Vérification, toujours avec le service informatique, de l’existant dans l’inventaire. Si le matériel est disponible et répond aux besoins de la personne, fin de la procédure !
  3. Si un achat est nécessaire, recherche d’un financement. Dans cette étape, l’assistant(e) d’équipe aura un rôle clé et devra être le contact principal.

    a) dans les crédits de l’équipe (reférent : assistant(e) d’équipe)

    b) dans les crédits d’une autre équipe/d’un autre département (reférents : assistant(e)s d’équipe, direction du laboratoire)

    c) dans les fonds propres du laboratoire (reférents : direction du laboratoire)

Pour toutes ces étapes, le service informatique restera votre interlocuteur priviligié pour vous aider à définir et clarifier vos besoins.

Impact du numérique

Achat de matériel et impact

Achats informatiques LJK BGES

Projection de l’impact des mesures votées en 2022

Impact de la prolongation de la durée de vie des machines

Quelques bonnes pratiques numériques

Les bonnes pratiques d’utilisation du matériel

Achat de matériel

  • Ne pas renouveler trop vite son matériel si celui-ci est encore fonctionnel
  • Privilégier la réparation au remplacement, l’achat ou la location d’appareils d’occasion ou reconditionés plutôt que neufs.
  • Recycler ses anciens appareils dans les nombreuses collectes à proximité

Consommation et entretien du matériel

  • Débrancher la box internet la nuit (possibilité d’utiliser un minuteur sur multiprise)
  • Éteindre les appareils en veille, débrancher les téléphones une fois chargé, etc (car en veille ou branchés ils continuent de consommer de l’électricité)
  • Utiliser le Wifi plutôt que la 4G sur les téléphones portables.
  • Privilégier le téléchargement en Wifi plutôt que le streaming de vidéos via le réseau mobile

💡 De nombreuses plateformes permettent aujourd’hui de télécharger sur le terminal un contenu vidéo (film, série…) avant visionnage.

  • Privilégiez également les téléchargements et les mises à jour automatiques des applications mobiles lorsque vous êtes en WiFi.
  • Désactivez les transferts automatiques inutiles vers les clouds
  • Diminuer la luminosité, utiliser le mode économie d’énergie et déconnecter les fonctions GPS/WIFI/4G/Bluetooth des smartphones pour les recharger moins souvent.
  • Supprimer les applications inutilisées
  • Libérer de l’espace sur les clouds et vos disques durs

Bonnes pratiques liées à l’usage de la vidéo sur internet

Pour les visio-conférences

  • Couper la caméra lorsque cela est possible, ce qui aura en outre l’avantage de permettre aux personnes disposant de peu de bande passante de participer aux visio-conférences transformées en audio-conférences.
  • Privilégier les outils institutionnels (notamment pour des raisons de confidentialité et de respect de vie privée) mais aussi les outils permettant d’inclure un maximum d’utilisateurs et multiplateforme (Linux, Windows et MacOSX, voire Androïd et iOS).

    💡 Exemples : Jitsi (et sa déclinaison Rendez-Vous de Renater au sein de l’ESR) mais aussi BBB pour les solutions de classes virtuelles notamment.

Pour l’usage personnel

  • Écouter de la musique en local ou en streaming audio plutôt que les clips musicaux
  • Privilégier les podcasts audios plutôt que les émissions radio filmées
  • Uploader/regarder en basse définition des vidéos en ligne
  • Désactiver l’autoplay sur les réseaux sociaux et plateformes vidéos.

Bonnes pratiques de navigation sur internet

  • Taper directement dans la barre de recherche de votre navigateur pour accéder à l’url d’un site déjà consulté, plutôt que de transiter par un moteur de recherche, ou utiliser des marque-pages pour les sites régulièrement utilisés
  • Dans le cas contraire utiliser de bonnes combinaisons de mots clefs pour ne pas multiplier les requêtes
  • Faites un choix de navigateur selon des critères éthiques et écologiques

    💡 Alternatives à Google : Ecosia, Qwant, LiloEcogine, DuckDuckGo, etc.

  • Désactiver ou paramétrer les notifications évite de générer des requêtes non souhaitables et diminue sa charge mentale.
  • Nettoyer ses données de navigation (cache, cookies, historique, téléchargements…) pour éviter de stocker inutilement des données.
  • Fermer les nombreux onglets ouverts

    💡 Récupérer un peu de mémoire vive via une extension comme The Great Suspender qui met les onglets en veille.

  • Développer un site web sobre
  • Activer la protection contre le pistage

    💡 Prendre conscience de son impact carbone pendant la navigation internet : installer des modules comme Carbonylizer ou GreenIT Analysis

Les bonnes pratiques d’utilisation de la messagerie électronique

Agir sur votre stock d’emails

  • Clôturer les anciens comptes mails inutilisés (lesquels continuent à recevoir/stocker du spam).
  • Supprimer vos vieux emails. Selon ecoinfo.cnrsla fausse bonne idée du nettoyage « mail par mail » de ses anciens mails est probablement plus coûteuse que de laisser les mails dormir quelques temps jusqu’à leur suppression par année entière par exemple (idée intuitive non validée)” ou en triant par taille des pièces jointes.
  • Se désabonner des listes d’abonnement inutiles.

💡 Il est possible de nettoyer sa messagerie électronique avec la solution gratuite Cleanfox, qui propose notamment de se désabonner facilement de newsletters devenues indésirables.

Agir sur vos flux d’emails

  • Éviter de faire systématiquement un « répondre à tous ». Limitez vos envois de courriels aux personnes directement concernées par le sujet et qui ont une action à faire.
  • Supprimez les historiques qui s’accumulent lorsque vous répondez à un mail.
  • Limitez l’utilisation de pièces jointes lourdes ou compressez-les au maximum. Ces documents vont consommer de la bande passante, de l’énergie et de la place de stockage. Les diffuser à de multiples destinataires multiplie d’autant plus ce phénomène.
  • Éviter les signatures lourdes contenant des images.
  • Privilégier le format texte ou HTML à une pièce jointe (un compte rendu de réunion peut parfois se satisfaire d’un simple mail HTML au lieu d’un docx ou d’un pdf attaché au mail)
  • Au besoin utiliser de préférence des plateformes synchronisées sur serveurs partagés comme le cloud interne, filesender de Renater, le module Nextcloud, etc ou d’autres outils tels que We Transfert, Onedrive, Dropbox, FilleZilla, Smash, Norishare, File Vert, Linkedin Pointdrive,Tilkee ou encore une transmission physique par clé USB si possible.
  • Trier et supprimer ses mails au fur et à mesure. Priviégier le stockage local : organiser sa boite mail en dossiers et utiliser des filtres pour archiver automatiquement les mails dans ces dossiers.

💡 Pour des conversations brèves avec des collègues, pour souhaiter un « bon week-end » ou répondre « merci », utiliser une messagerie instantanée (telle que RocketChat) plutôt que l’email, privilégier l’envoi de SMS à l’email car ils émettent moins de CO2, ou de vive voix si le bureau du collègue n’est pas trop loin, une solution low tech et plus conviviale !